Poland: Ogólne zasady wykonywania pracy zdalnej - omówienie praktyczne (C&A)

 

Z uwagi na potrzebę podjęcia wszelkich działań związanych z zapewnienia najwyższej ochrony pracowniczej w związku z sytuacją epidemiologiczną z Polsce, ustawodawca zdecydował się wprowadzić do porządku prawnego instytucję pracy zdalnej. Zgodnie z art. 3 Ustawą z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 374 z późn. zm.)(dalej: „Ustawa”) pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Warto wskazać, że rozwiązanie polegające na umożliwieniu pracownikom pracy zdalnej jest faktycznie praktykowane w niektórych przedsiębiorstwach od dłuższego czasu. Mimo, iż część pracodawców miało okazję korzystać z możliwości wykonywania pracy w trybie zdalnym (home office), to jednak praca zdalna jest - z puntu widzenia powszechnie obowiązującego prawa – nowym rozwiązaniem, ponieważ zasady i wzajemne obowiązki stron stosunku pracowniczego nie były jak dotąd jasno uregulowane. Poniżej przedstawiam kilka praktycznych uwag i odpowiedzi na najczęściej zadawane w związku z wprowadzeniem nowej formuły pracy pytania.

Czy w związku z aktualną sytuacją epidemiologiczną mogę skierować pracownika do wykonywania pracy zdalnej? Co to oznacza i kiedy mogę to zrobić?

Tak, przepisy Ustawy wprost przewidują uprawnienie pracodawcy do skierowania pracownika do wykonywania pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19. Sytuacja epidemiologiczna oraz związane z tym szczególne okoliczności nie stanowią uzasadnionej podstawy do zaniedbywania czy niewykonywania obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Decyzja pracodawcy o skierowaniu do wykonywania pracy zdalnej ma charakter jednostronny i nie wymaga uzyskania zgody pracownika. Przesłanką skierowania pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest przeciwdziałanie COVID-19, co odwołując się do art. 2 ust. 2 Ustawy należy interpretować jako podjęcie wszelkich czynności związanych ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków choroby. Polecenie wykonywania pracy w trybie zdalnym z innych powodów czy w innym celu jest w rozumieniu Ustawy nieuzasadnione (uwagi tej nie należy odnosić do pracodawców, którzy wypracowali swoje systemy i zasady home office już wcześniej i konsekwencje z nich korzystają). Pracodawca zobowiązany jest zapewnić bezpieczeństwo i dbać higienę prac w zakładzie pracy, stąd jest uprawniony - a nawet zobowiązany – do wprowadzenia niezbędnych modyfikacji w organizacji pracy w tym zakresie (zapewnienie niezbędnych środków ochrony osobistej, ograniczenie osobistych spotkań i kontaktów między pracownikami, zabezpieczenie pomieszczeń a także skierowanie pracownika do wykonywania pracy zdalnej, jeśli działanie to ma na celu przeciwdziałanie COVID-19 itd.). Możliwość skierowania pracownika do wykonywania pracy zdalnej – poza kryterium celu, o którym mowa powyżej – nie jest obwarowana żadnymi dodatkowymi warunkami. Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy możliwość skierowania do wykonywania pracy zdalnej nie jest zależna od ilości zachorowań na wskazanym obszarze czy w zakładzie pracy i może mieć wyłącznie charakter profilaktyczny i prewencyjny.

Komu mogę zlecić wykonywanie pracy zdalnej?

Ustawa nie wskazuje żadnych grup zawodowych w odniesieniu do których możliwość polecenia wykonywania pracy zdalnej miałaby być zawężona bądź rozszerzona. Zasadniczo pracę zdalną można polecić zarówno każdemu pracownikowi jak i jedynie wybranym zespołom. Decyzja o skierowaniu pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest samodzielną decyzją pracodawcy. Należy wskazać, że pracodawca może skierować do pracy zdalnej, o ile – mając na uwadze jej charakter - jej wykonanie jej w takiej formie jest możliwe a decyzję taką należy oceniać przez pryzmat celu takiego skierowania.

Na jak długo mogę polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej?

Pracownik może być skierowany do wykonywania pracy zdalnej przez czas oznaczony. Ustawa nie precyzuje jednak, na jaki okres możemy polecić pracownikom jej wykonywanie. Ustalenie tego okresu wynika z indywidualnych potrzeb i możliwości każdego zakładu pracy oraz z konieczności podejmowania działań mających na celu zapobieganie, przeciwdziałanie i zwalczanie COVID-19 oraz zapewnienie ochrony pracownikom. Jedynym ograniczeniem nałożonym przez nowe przepisy jest fakt, iż art. 3 ww. ustawy, który stanowi podstawę polecenia wykonywania pracy zdalnej traci moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie ustawy, stąd czas wykonywania pracy zdalnej nie może przekraczać ww. okresu. Zgodnie z wytycznymi Państwowej Inspekcji Pracy, ustalony przez pracodawcę okres wykonywania pracy zdalnej przez wskazanego pracownika może ulec zmianie w każdym momencie – może być on wydłużony bądź skrócony, w zależności od okoliczności. Pracodawca w każdym czasie może zrezygnować ze skierowana pracownika do wykonywania pracy zdalnej i zobowiązać go do wykonywania jej w miejscu stałego wykonywania pracy.

W jaki sposób mogę polecić pracownikom wykonywanie pracy zdalnej?

Decyzja o skierowaniu pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest samodzielną decyzją i nie wymaga do swej ważności zgody pracownika. Brak jakichkolwiek ograniczeń dotyczących formy, w której można polecić wykonywanie pracy zdalnej, stąd w teorii dopuszczalna jest dowolna forma (pisemna – w formie oficjalnego pisma, w formie e-maila, ustna – przekazana osobiście bądź podczas telekonferencji czy z użyciem innej formy komunikacji na odległość). Skierowanie do pracy zdalnej, które dokonywane jest w celu przeciwdziałania COVID-19 nie wymaga odrębnego uzasadnienia. Zgodnie z zaleceniami Państwowej Inspekcji Pracy oraz w celu zapewnienia przejrzystości warunków zatrudnienia i dbania o interesy zarówno pracodawcy jak i pracownika, zalecane jest wydanie polecenia w formie, która umożliwia jego potwierdzenie, tj. w formie pisma do pracownika, czy e-maila. Zasady te znajdują zastosowanie również w odwrotnej sytuacji, tj. w przypadku gdy to pracownik wnioskuje o skierowanie go do wykonywania pracy zdalnej. W wielu zakładach pracy wprowadzony został system składania wniosków o wykonywanie pracy w trybie zdalnym, co również jest prawidłowym rozwiązaniem. Należy jednak zaznaczyć, że wniosek taki nie jest dla pracodawcy wiążący a ostateczna decyzja należy do niego.

Czy praca zdalna zmienia zakres obowiązków pracownika?

Praca zdalna jest jedynie jedną z możliwych form wykonywania pracy, stąd obejmuje swym zakresem wyłącznie pracę wynikającą z zawartej umowy i zasadniczo nie wpływa w tym zakresie na jej treść. Przy skierowaniu pracownika do wykonywania pracy zdalnej nie ma potrzeby zmiany treści wiążącej strony umowy o pracę czy to w postaci porozumienia czy też wypowiedzenia zmieniająceg. Idąc w ślad za M. Rotkiewiczem, skierowanie pracownika do pracy zdalnej wyklucza zasadniczo możliwość narzucenia mu obowiązku wykonywania innej pracy bez jego zgody, dopuszczalna jest jednak modyfikacja wykonywanych czynności i zleconych zadań, o ile dalej mieszczą się w zakresie jego obowiązków pracowniczych. Od korzystania z możliwości polecenia pracy zdalnej na mocy art. 3 Ustawy należy odróżnić powierzenie wykonywania innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, o którym mowa w art. 42 § 4 kodeksu pracy – przesłanki do zmodyfikowania zakresu obowiązków pracownika są zupełnie inne (Prawa i obowiązki pracodawcy a koronawirus, Marek Rotkiewicz, 2020, Legalis).

Jak można kontrolować wykonywanie pracy przez pracowników?

Pracodawca powinien ustalić i poinformować o wprowadzeniu dodatkowych zasad związanych z organizacją pracy, np. zasad raportowania wykonywania obowiązków, dokumentowania czasu pracy, potwierdzenia obecności w pracy, sposobu przekazania wykonanych zadań. Przepisy nie narzucają w tym zakresie żadnych schematów, stąd pracodawca ma w tym zakresie dość dużą swobodę. Wiele firm już wcześniej korzystało z możliwości wykonywania pracy w trybie zdalnym (home office) i dysponuje gotowymi rozwiązaniami, które mogą znaleźć zastosowanie również w tym przypadku. Jedną z ważniejszych z praktycznego puntu widzenia kwestii jest wprowadzenie sposobu potwierdzenia obecności w pracy, jednak taka weryfikacja zależna jest od charakteru pracy oraz zasad przyjętych w zakładzie pracy. Powstała w ostatnim czasie doktryna proponuje następujące rozwiązania: wysyłanie e-maila potwierdzającego rozpoczęcie pracy, zalogowanie się we wskazanym systemie/programie/komunikatorze/serwerze, odnotowanie obecności we wskazanej aplikacji (np. przeznaczonej do monitorowania pracy), skorzystanie z listy obecności umieszczonej w dokumentach firmowych (np. na serwerze) (tak: Praca zdalna w praktyce. Zagadnienia prawa pracy i RODO, Łukasz Prasołek, Aleksandra Kiełbratowska, 2020, Legalis).

Pracodawca może ustalić sposoby ewidencji czasu pracy również w inny sposób.

Gdzie może być wykonywana praca zdalna? Czy pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej w innym miejscu niż dom pracownika?

Zgodnie z zapisami Ustawy, praca zdalna oznacza pracę wykonywaną poza miejscem jej stałego świadczenia. Ustawodawca nie zdecydował się doprecyzowanie tej definicji, stąd należy wnioskować, iż jest to miejsce inne niż to wskazane w umowie o pracę. Mimo tego, iż pracę zdalną w pierwszej kolejności wiąże się z pracą wykonywaną w miejscu zamieszkania pracownika, nie ma przeciwwskazań, aby świadczyć ją w innym miejscu, np. w przeznaczonym lokalu czy w innym oddziale zakładu pracy. Zgodnie z zaleceniami i wyjaśnieniami Państwowej Inspekcji Pracy, pracodawca zobowiązany jest do uwzględnienia warunków mieszkaniowych i rodzinnych pracowania, w szczególności gdy pracownik zgłasza brak możliwości świadczenia pracy w domu/mieszkaniu. W takim przypadku należy wyznaczyć pracownik inne miejsce wykonywania pracy zdalnej (pogląd zaaprobowany również w piśmiennictwie: Praca zdalna w praktyce. Zagadnienia prawa pracy i RODO, Łukasz Prasołek, Aleksandra Kiełbratowska, 2020, Legalis)

Kto ponosi koszty pracy zdalnej? Muszę przestrzegać zasad BHP i zasad bezpieczeństwa?

Zasadniczo do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie sprzętu czy narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy oraz pokrycie związanych z tym kosztów. Zasada ta nie ulega zmianie w przypadku skierowania do wykonywania pracy zdalnej. Nieraz stopień zaawansowania narzędzi czy niezbędne zaplecze organizacyjne bądź techniczne wykluczy możliwości wykonywania pracy w trybie zdalnym, jednak często narzędziem wystarczającym jest sprzęt mobilny (np. komputer). Pracodawca nie może nakazać wykonania pracy zdalnej poprzez nakazanie wykonywania obowiązków z użyciem prywatnego komputera bez zgody pracownika. M. Rotkiewicz wskazuje, że przypadku, gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić pracownikowi niezbędnego sprzętu, może zawrzeć z pracownikiem porozumienie w zakresie wykorzystania prywatnych narzędzi, regulujące zasady użycia sprzętu prywatnego, sposób zapewnienia bezpieczeństwa danych, możliwość korzystania z oprogramowania pracodawcy czy sposób rozliczenia z pracownikiem (Prawa i obowiązki pracodawcy a koronawirus, Marek Rotkiewicz, 2020, Legalis). Niezależnie od powyższego należy pamiętać, że pracodawca zobowiązany jest przestrzegać nie tylko zasad bezpieczeństwa i ochrony danych, ale także zasad BHP a Ustawa nie zwalnia go z tego obowiązku w żadnym zakresie. Celem zapewnienia ochrony danych osobowych przy wykonywaniu pracy zdalnej rekomendujemy zapoznanie się z zaleceniami Urzędu Ochrony Danych Osobowych(https://uodo.gov.pl/pl/138/1459).

Czy mogę polecić pracownikowi skorzystanie z zaległego urlopu wypoczynkowego?

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa pracy jest to dopuszczalne. Pracodawca zobowiązany jest do udzielenia pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo a urlopu niewykorzystanego w ustalonych terminach należy udzielić pracownikowi do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego (zasada ta nie dotyczy urlopów na żądanie). Zgodnie z utrzymującą się linią orzeczniczą, jeśli pracownikowi przysługuje zaległy urlop wypoczynkowy, pracodawca może wysłać pracownika na urlop zaległy bez uzyskania jego zgody w zakresie wyznaczenia konkretnego terminu. Z powyższego wynika, iż pracodawca może wyznaczyć termin, w którym pracownik zobowiązany jest wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy również w czasie wprowadzenia ograniczeń związanych z przeciwdziałaniem COVID-19. Takie stanowisko prezentuje również Państwowa Inspekcja Pracy.

Pracownik wymaga ode mnie zmiany umowy o pracę twierdząc, że jest to obowiązkowe przy wdrożeniu telepracy. Czym różni się praca zdalna od telepracy?

Wykonywanie pracy zdalnej w trybie Ustawy nie jest tożsame z wykonywaniem telepracy przewidzianej w przepisach prawa pracy (art. 67 5 -67 17 kodeksu pracy). Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy „Praca zdalna jest pojęciem szerszym niż telepraca. Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy poza miejscem jej stałego wykonywania na polecenie pracodawcy - w rozumieniu specustawy - w celu przeciwdziałania COVID 19”. Przede wszystkim praca zdalna zakłada stałe wykonywanie pracy poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Z kolei praca zdalna w rozumieniu Ustawy ma charakter terminowy (wykonywana jest przez czas „oznaczony”) i nie wymaga bezwzględnie wykonywania pracy i przekazywania jej wyników przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (często właśnie tak będzie wykonywana, ale nie jest to bezwzględny warunek). Telepraca jest sposobem wykonywania pracy z góry uzgodnionym z pracownikiem, natomiast praca zdalna jest w zasadzie poleceniem służbowym. Przy skierowaniu do wykonywania pracy zdalnej nie jest wymagana zmiana umowy o pracę czy zawarcie z pracownikiem dodatkowych porozumień.

Czy skierowanie do wykonywania pracy zdalnej wpływa na wysokość wynagrodzenia pracownika?

Praca zdalna nie wymaga wprowadzenia zmian w umowie o pracę i nie wpływa zasadniczo na zakres obowiązków, stąd i wynagrodzenie pracownika również nie ulega zmianie. Należy zwrócić uwagę czy do wynagrodzenia doliczane były uprzednio dodatkowe świadczenia (np. w postaci zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy, zwrotu kosztów delegacji) i czy podczas wykonywania pracy w trybie zdalnym istnieje dalej podstawa ich przyznania.

Jak praca zdalna wpływa na czas pracy pracownika?

Co do zasady praca zdalna nie wymaga wprowadzenia zmian odnoszących się do czasu pracy, jednak istnieje możliwość wprowadzenia pewnych modyfikacji i uelastycznień w tym zakresie. Zasadniczo sam fakt pracy w trybie zdalnym nie powoduje zmiany systemu czasu pracy (np. na system zadaniowy), zmiany rozkładu czasu pracy czy zmiany wymiaru godzinowego świadczenia pracy. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie ustaleniu z pracownikiem indywidualnego rozkładu czasu pracy czy wprowadzeniu zmian stałego rozkładu czasu pracy na zasadach wskazanych w aktualnie obowiązujących przepisach. Praca zdalna nie zwalnia z obowiązku przestrzegania zasad dot. ochrony czasu pracy (np. prawa do odpoczynku). Dominuje pogląd, iż praca w trybie zdalnym nie wyłącza możliwości wydawania przez pracodawcę poleceń pracy w godzinach nadliczbowych (o ile dotyczą pracy, nie są sprzeczne z przepisami prawa i z umową o pracę) czy pozostawania w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę poza jej godzinami w zakładzie pracy bądź miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (dyżury).

Co się stanie, gdy nie mam możliwości skierowania pracownika do wykonywania pracy zdalnej bądź podjąłem decyzję o zamknięciu zakładu pracy (lub jego części) ?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy pracownikowi należy się wynagrodzenie za wykonaną pracę. Jednakże, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy, jeśli jest on gotowy do podjęcia pracy zdalnej a pracodawca nie ma możliwości skierowania go do jej wykonania. Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy należy uznać, ze sytuacja polegająca na konieczności zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania COVID-19 klasyfikowana jest jako przeszkoda dotycząca pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, zgodnie z zasadami wskazanymi w art. 81 kodeksu pracy, tj. wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinowa lub miesięczną a jeśli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – w wysokości 60% wynagrodzenia. Z pierwszym przypadkiem mamy do czynienia, gdy wynagrodzenie zostało określone w stawce godzinowej bądź z góry wskazanej stawce miesięcznej, natomiast z drugim – w przypadku pracowników, których wynagrodzenie ustalane jest na innych zasadach, np. ma charakter prowizyjny bądź stanowi część zysku. Podkreślić należy, iż wynagrodzenie nie może być w żadnych wypadku niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Co w sytuacji, w której pracownik odmówi wykonywania pracy zdalnej?

Skierowanie do wykonywania pracy zdalnej stanowi polecenie służbowe. Kodeks pracy obowiązuje pracownika do stosowania się do poleceń przełożonych, o ile dotyczą one pracy, nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Mając na uwadze powyższe, odmowa wykonywania pracy zdalnej jest de facto odmową wykonania polecenia służbowego, stąd zastosowanie znajdują zasady odpowiedzialności porządkowej pracowników (art. 108 kodeksu pracy). Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawca może nałożyć na pracownika karę upomnienia lub nagany. Odmowa wykonywania pracy zdalnej naraża pracownika na odpowiedzialność porządkową, o ile polecenie pracodawcy, do którego się nie zastosował nie było sprzeczne z prawem lub umową o pracę i dotyczyło pracy. Pogląd taki został podtrzymany przez Państwową Inspekcję Pracy.

 

For further information, contact:

Anna Bednarska, Aplikant radcowski 

Gorazda, Świstuń, Wątroba i Partnerzy adwokaci i radcowie prawni, Kraków

e: anna.bednarska@gsw.com.pl 

t: +48 12 4224459

 

#Poland #Gorazda #GSW #employment #remoteworking #WLNadvocate