Important obligations of Hungarian companies in connection with the Company Gate

 

As a result of changes in the law in Hungary as from 1 January 2018, it is mandatory for economic organizations to communicate electronically with the state authorities (including, for instance, government agencies, courts, prosecutor's office, municipalities, court bailiffs, public notaries) as well as to arrange the pertaining submission and reception of documents via official platforms.

For the fulfillment of this obligation, the state provides the economic organizations with the so-called “company gate” (in Hungarian “cégkapu”) service. The company gate is a free storage space that allows contact between the organizations and state organs providing electronic administration, as all deliveries are sent to the secure, authentic storage space as required by the economic organization.

The company gate is actually a common electronic mailbox for companies / economic organizations where all concerned and authorized individuals can have access to the official correspondence of the given company or organization.
In practice, this means that all notifications with legal effects from state agencies are sent to the company’s (or other economic organization’s) official electronic contact address (e-mail address) which was given in the disposition register.

Economic organizations seated in Hungary are obliged to use the company gate.  The term “economic organizations” includes the following legal entities and organizations: economic associations [companies], the European company (SE), the Cooperation of companies, the European Economic Interest Grouping (EEIG), the European grouping for territorial cooperation (EGTC), the European Cooperative, the branch office of the foreign company, the company of legal entities, the joint venture, the bailiff’s office, the public notary’s office, the law office, the individual attorney-at-law, the patent attorney's office, the association, and the foundation.

Therefore, companies have a statutory obligation to take care of their company gate registration and to set up a system required for the operation of the company gate.

In the event of failure to meet the company gate registration obligation, a financial penalty may be imposed on the defaulting companies.

So companies should check both their company gate mail account and their regular (physical) mailbox on a daily basis in order to ensure that all deliveries which may entail legal consequences (as to their delivery) are noticed in due time. Attention should also be drawn to the fact that a letter or other official paper may arrive from public authorities or state organs to the company gate not only in new cases but in old or ongoing cases as well.

The most important information regarding the company gate registration is summarized below.

• The company gate registration on behalf of the company shall be initiated by a natural person legally authorized to represent the company.
• The companies can carry out their registration formalities on this website: www.cegkapu.gov.hu. The registration can be achieved either online or by filling out an electronic form.
• Online registration can only be applied by companies registered in the companies’ register. In this case, the company’s representative performs the registration formalities in his own name using his/her own “Client Gate” (in Hungarian “ügyfélkapu”) password.

The electronic form filler program must be used in the following cases:

• the organization is not listed in the companies’ register,
• the organization is listed in the companies’ register, but the registering representative of the company represents the company in writing jointly with another representative and he/she performs the registration on behalf of the other representative as well,
• in case of unsuccessful online registration.

 

If the person entitled to legally represent the economic organization is not a Hungarian citizen and is not registered in any Hungarian official register (personal data and address register, central alien register, register of foreigners availing themselves of electronic administration), the representative may comply with the company gate registration obligations by giving a power of attorney to a Hungarian citizen who has access to the client's gate.

The natural person authorized to do so at the given company, i.e. the so-called “company gate commissioner”, or any other users registered by the latter are entitled for the management of the company gate. In the company gate system, the company gate commissioner can determine the persons who can send and receive documents.

Finally, it is worth mentioning that companies can handle their tax affairs at the National Tax and Customs Office (NAV) in 2018 still in the old way, through the client gate. However, this option is applicable only for tax administration affairs with NAV.

[This article does not constitute legal advice of any kind; it was made solely for information purposes.]

Budapest, 9 March 2018

 

A magyar cégek Cégkapuval kapcsolatos fontos teendői

Jogszabályi változás folytán 2018. január 1-től kötelező a gazdálkodó szervezetek számára az egyes állami szervekkel (ide értve például: államigazgatási szervek, bíróság, ügyészség, helyi önkormányzat, bírósági végrehajtó, közjegyző) való elektronikus kapcsolattartás, valamint az ehhez szükséges hivatalos elérhetőségen történő dokumentumküldés/fogadás.

Ezen kötelezettség teljesítéséhez az állam a gazdálkodó szervezetek számára cégkapu szolgáltatást biztosítja. A cégkapu egy ingyenes tárhely, mely megkönnyíti a szervezetek és az elektronikus ügyintézést biztosító szervek közötti kapcsolatfelvételt, hiszen minden kézbesítésre szánt küldemény a gazdálkodó szervezet által igényelt, biztonságos, hiteles tárhelyre érkezik.

A cégkapu tulajdonképpen egy közös elektronikus postafiók a cégek/gazdálkodó szervezetek számára, ahol minden érintett és arra jogosultsággal rendelkező egy helyen férhet hozzá az adott cég vagy szervezet hivatalos levelezéséhez.

A gyakorlatban mindez azt jelenti, hogy minden elektronikus ügyintézést biztosító állami szerv valamennyi joghatást kiváltó értesítését az adott gazdálkodó szervezet által a cégkapu regisztrációja során, az ún. rendelkezési nyilvántartásban megadott hivatalos elektronikus elérhetőségére küldi.

A cégkapu kötelező használatára azon gazdálkodó szervezetek kötelezettek, amelyek belföldi (magyarországi) székhellyel rendelkeznek. Ilyennek minősülnek többek között a gazdasági társaságok, az európai részvénytársaság, az egyesülés, az európai gazdasági egyesülés, az európai területi társulás, az európai szövetkezet, a külföldi székhelyű vállalat magyarországi fióktelepe, az egyes jogi személyek vállalata, a közös vállalat, a végrehajtói iroda, a közjegyzői iroda, az ügyvédi iroda, az egyéni ügyvéd, a szabadalmi ügyvivői iroda, az egyesület, valamint az alapítvány.

A cégeknek tehát jogszabályban rendelt kötelezettségük a cégkapu regisztráció elvégzése, és cégkapu működéséhez szükséges rendszer kiépítése.

A cégkapu-regisztrációs kötelezettség elmaradása esetén a mulasztó cég pénzbírságfizetés következményével számolhat.

Fontos kiemelni, hogy egy akár joghatás kiváltására alkalmas küldemény érkezéséről való tudomásszerzéshez elengedhetetlen, hogy a cég mind a cégkapus postafiókját, mind a fizikai postaládáját/postafiókját rendszeresen, napi gyakorisággal figyelemmel kísérje. Fel kell hívni a figyelmet továbbá arra, hogy hatóságoktól, állami szervektől levél nemcsak az újonnan induló, hanem már folyamatban lévő ügyekben is érkezhet a cégkapura.

A cégkapu-regisztrációval kapcsolatban a leglényegesebb információk az alábbiakban kerülnek összefoglalásra.
A cég nevében a cégkapu-regisztrációt a cég képviseletére jogosult természetes személy kezdeményezheti.
Regisztrálni a cégkapu szolgáltatásra a cégek a www.cegkapu.gov.hu oldalon tudnak. A regisztráció vagy online vagy űrlapos módon történik. Az online regisztrációt csak a cégnyilvántartásban szereplő cégek alkalmazhatják. Ekkor a cégképviselő saját nevében végzi a regisztrációt a saját ügyfélkapus jelszava felhasználásával.

Az űrlapkitöltő alkalmazást az alábbi esetekben kell használni:
• a szervezet nem szerepel a cégjegyzékben,
• a szervezet szerepel a cégjegyzékben, de a regisztráló cégképviselő együttes képviselettel rendelkezik, és a regisztráció elvégzésekor ő végzi el a regisztrációt a cégképviselő társa helyett is,
• sikertelen kimenetelű online regisztráció esetén.

Amennyiben a gazdálkodó szervezet törvényes képviseletére jogosult személy nem magyar állampolgár és nem szerepel egyetlen magyarországi nyilvántartásban sem (személyiadat- és lakcímnyilvántartás, központi idegenrendészeti nyilvántartás, elektronikus ügyintézést igénybe vevő külföldi személyek nyilvántartása) ügyfélkapu hozzáféréssel rendelkező magyar állampolgárnak adott meghatalmazással van lehetősége a cégkapu regisztrációt megtenni.

A cégkapu kezelésére az adott cégnél az erre felhatalmazott természetes személy, az ún. cégkapumegbízott vagy az általa regisztrált, a cég által megbízott további felhasználók jogosultak. A cégkapuban az adminisztrációt végző cégkapumegbízott a rendszer segítségével megadhatja, hogy kik azok, akik dokumentumokat küldhetnek és fogadhatnak.

Végezetül említést érdemel, hogy a cégek adóügyeiket a Nemzeti Adó és Vámhivatalnál (NAV) 2018-ban még az eddig bevett módon, az ügyfélkapun keresztül is intézhetik. Ez a lehetőség azonban kizárólag csak NAV-val történő adóügyintézés során érvényesül.

[Jelen cikk nem minősül jogi tanácsadásnak, az kizárólag tájékoztató jelleggel készült.]

Budapest, 2018. március 9.

 

For more information, contact:

Dr. Thomas Squarra, Managing Partner

Squarra & Partners Ügyvédi Iroda / Law Office, Budapest

e: squarra@squarra.hu 

t: +36 1 474 20 80